Chorus : 11 000 utilisateurs supplémentaires début 2010Dernière mise à jour le 05/01/10
Début 2010, pour la première fois, la gestion de l’ensemble des programmes d’un ministère - la Défense - va entièrement basculer dans Chorus, le nouvel outil de gestion financière, budgétaire et comptable des services de l’État. Une étape décisive pour ce ministère et pour tous ceux dont une partie des programmes basculera dans CHORUS puisque 11 000 nouveaux utilisateurs (décideurs, gestionnaires, experts…) vont accéder au 1er janvier à ce nouveau système d’information. Un outil qui permet, entre autres, de disposer d’une vision globale de la chaîne de la dépense et de piloter les crédits de façon annuelle et pluriannuelle. Une transition qui nécessite toutefois un accompagnement ad hoc que les acteurs concernés, -l’Agence pour l'Informatique Financière de l'État, la direction générale des Finances Publiques et la direction du Budget-, ont anticipé par la mise en place notamment d’un dispositif d’accompagnement adapté, afin que chacun des acteurs puisse pleinement bénéficier des fonctionnalités du nouveau progiciel.
Le Programme Chorus s’inscrit dans une stratégie globale de modernisation du système d’information financière de l’État (SIFE) dans le cadre de la LOLF. A ce titre, l’outil implique une véritable réorganisation financière, à travers le regroupement de tous les acteurs de la gestion publique dans une chaîne unique, d’optimisation du pilotage de la gestion publique, de simplification des processus budgétaire et comptable et du renforcement de la traçabilité et de l’auditabilité des données financières de l’Etat. Des critères fondés sur des logiques de performance et de transparence voulues par la LOLF.
Concrètement, il s’agit de mettre à la disposition de l’ensemble des administrations de l’État, au plan central et déconcentré, un outil commun et intégré de gestion financière, budgétaire et comptable connecté, lorsque c’est nécessaire, à des applications ministérielles métier. Chorus remplace progressivement - totalement ou partiellement - les applications financières interministérielles et ministérielles en cours d’utilisation. A l’horizon 2011, ce sont plus de 20 000 utilisateurs qui seront concernés. Si le pilotage du processus est confié à l’AIFE, il est suivi par l’ensemble des ministères ainsi que par la DGFiP et par la direction du Budget.
Décembre 2009 : un moment-clé du déploiement
Dans les prochains jours, et pour la première fois, c’est la gestion d’un ministère entier qui basculera dans l’outil Chorus, et non des moindres : le ministère de la Défense. En termes de volumétrie des données, de complexité des données afférente à ses spécificités (marchés complexes d’armement…) et du nombre d’utilisateurs qui va changer d’outil de gestion (11 000 supplémentaires !), l’ambition est à la hauteur de l’ampleur de la tâche. D’où la double nécessité d’accompagner particulièrement les administrations qui basculent dans Chorus et de créer les conditions pour que les fonctionnalités et gains permis par le nouvel outil soient un vrai "plus" pour l’ensemble des partenaires.
Depuis juin 2008, le déploiement s’est effectué selon une approche prudente mais ambitieuse, par une succession de paliers. Jusqu’en décembre 2009, le passage à Chorus s’est fait par programme ou série de programmes. Entre juin 2008 et décembre 2009, 15 programmes ministériels ont ainsi pu basculer dans Chorus. Le déploiement par vagues a permis de tester auprès des pilotes la solution construite, puis de l’améliorer le cas échéant, ce qui a facilité les vagues suivantes et favorisé la qualité du passage de l’ancien au nouveau système.
Le déploiement de Chorus devrait être réalisé dans l’ensemble des administrations centrales et déconcentrées d’ici au 1er janvier 2011.
Accroître les fonctionnalités et favoriser la performance
La gestion dans Chorus intègre tous les acteurs de la gestion financière de l’État : les services centraux et services déconcentrés de l’Etat, les gestionnaires, les ordonnateurs et les autorités en charge du contrôle budgétaire et comptable.
Le Progiciel de Gestion Intégrée (PGI), qui regroupe les données de comptabilité budgétaire, générale et d’analyse des coûts, permet de suivre l’ensemble de ces axes d’analyse de façon cohérente d’un bout à l’autre de la chaîne, de la loi de finances votée par le parlement jusqu’au paiement au fournisseur, bref, de la programmation pluriannuelle jusqu’au bilan. A ce titre, les nouvelles fonctionnalités de programmation vont donc non seulement permettre aux gestionnaires de piloter dans l’année, mais également dans une perspective pluriannuelle la gestion de leurs crédits. Ainsi, les gestionnaires bénéficient grâce à Chorus du premier outil apportant une vision globale du processus de la dépense, qui leur apportera également une capacité accrue à connaître leurs coûts selon plusieurs axes d’analyse indispensables pour documenter la performance.
Plus généralement, Chorus suscite des attentes chez l’ensemble des acteurs : pour les partenaires des administrations publiques, une plus grande efficacité dans la mise en œuvre de la dépense publique, et notamment une meilleure maîtrise des délais de paiement ; pour les utilisateurs, un ensemble de fonctionnalités et une ergonomie nouvelles ; pour les gestionnaires et pour les auditeurs externes, l’assurance d’une information financière plus fiable et rapidement disponible, permettant un meilleur contrôle et globalement pour les finances publiques, une organisation rénovée des tâches qui renforcera les marges de manœuvre en termes d’adaptation des ressources humaines et des processus rationalisés, à travers notamment la dématérialisation des processus. Au-delà de possibles gains écologiques, la dématérialisation doit permettre de moderniser les pratiques et la réalisation d’économies significatives au regard du nombre de documents traités. Elle suppose toutefois une sécurisation juridique et une bonne appropriation par les agents, donc une politique de formation adaptée.
Un accompagnement sur mesure
La formation comporte plusieurs défis de taille : le nombre d’utilisateurs, leur variété, due notamment au périmètre dans lequel évolue Chorus, d’un bout à l’autre de la chaîne de dépense. De plus, Chorus est un outil structurant, qui nécessite une formation des personnels gestionnaires, notamment dans des domaines qui ne laissent aucune place à l’approximation, tels les marchés/passation de commandes. Le basculement d’anciennes application vers Chorus, les interfaçages avec des applications ministérielles de gestion, ainsi que l’appropriation de l’outil par les personnels, constituera à n’en pas douter l’un des facteurs essentiel du succès de Chorus, d’où les efforts pour assurer un lien cohérent entre l’outil et le métier, mais également une assistance pérenne après la formation.
Dans le cadre du Projet Chorus, la direction du Budget joue un rôle de maître d’ouvrage et d’expert. Elle s’assure que les besoins exprimés en matière de réglementation et de contrôle budgétaire sont bien pris en compte par le PGI et propose, si nécessaire, des solutions adéquates.
De plus, son rôle d’accompagnement auprès de la communauté financière de l’Etat est essentiel. La mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), conjuguée au déploiement d’un système d’information financière nouveau et commun à l’ensemble des acteurs de la fonction financière de l’Etat ont en effet conduit à une professionnalisation accrue des métiers financiers. C’est pourquoi, afin de répondre aux besoins de montée en compétence des différentes catégories d’acteurs financiers (décideurs, gestionnaires, experts…), elle a pris l’initiative, en lien avec la DGFiP, de constituer un ensemble de supports de formation continue « métier » à la gestion budgétaire et comptable « en mode LOLF ». Ces supports sont consultables sur le site de la performance publique.
Au sein même de la direction, cet aspect comporte plusieurs avantages. Car il permet de prendre conscience le cas échéant de la nécessaire évolution de certains besoins, voire de s’interroger sur la performance de notre pilotage ou suivi de la dépense, mais également de réfléchir ainsi aux éventuelles réorganisations qui permettraient d’améliorer l’ensemble du processus.
Un dispositif de formation propre à la direction du Budget et à son réseau
Pour la direction du Budget, comme pour chaque ministère, la formation du réseau d’utilisateurs constitue un enjeu majeur : la mise en place d’un nouveau système d’information, quel qu’il soit, entraîne, chez les futurs utilisateurs, des craintes et des questions légitimes face au changement.
L’accompagnement et la conduite du changement sont donc indispensables : la formation et l’assistance en sont les deux principaux piliers.
Afin que les futurs utilisateurs se reconnaissent dans l’organisation liée au déploiement d’un système tel que Chorus, il est nécessaire, dans un premier temps, de recenser les personnes à former ainsi que d’identifier leur rôle, dont découleront les habilitations dans l’outil.
Le déploiement des nouveaux programmes et des nouvelles fonctionnalités de la vague 4 de CHORUS concerne les contrôleurs budgétaires régionaux mais également sept départements de contrôle budgétaire (DCB) au sein des ministères, ainsi que de nombreux membres de la direction du Budget. C’est à partir de ce recensement d’environ 160 personnes, quantitatif et organisationnel, que le plan de formation a pu être construit : description des cursus en fonction des typologies de population à former, évaluation de la durée de ceux-ci en s’appuyant sur le contenu des supports de formation proposés par la maîtrise d’œuvre et des exercices réalisables dans la base école, regroupement et disponibilité des stagiaires pour des formations interrégionales et identifications des formateurs. La bonne coordination de la logistique joue également un rôle primordial dans la mise en œuvre des formations.
Afin que la formation ait le meilleur impact, elle se doit d’être planifiée au plus proche du démarrage de l’outil. Mais malgré ces quelques jours de formation, il est indispensable que l’utilisateur ne se sente pas « abandonné » face aux premières tâches quotidiennes qu’il aura à réaliser dans Chorus dès le 1er jour.
Pour répondre à ce besoin, deux types d’assistance sont mis en place pour Chorus v4 :
1) une assistance de proximité réalisée par des assistants également formateurs. Ils seront présents sur le terrain afin d’aider les utilisateurs directement sur leur poste et afin d’assurer la montée en autonomie des Correspondants Chorus Applicatifs (CCA) qui auront, dès la fin de l’assistance, un rôle de soutien auprès des utilisateurs,
2) une assistance téléphonique où des assistants-formateurs dédiés aux membres des contrôles financiers centraux et en région, répondront aux questions métiers du terrain, effectueront des déplacements ponctuels sur le terrain et capitaliseront sur ces différents échanges.
La réussite d’un projet informatique n’est pas uniquement liée au bon fonctionnement de l’outil mais surtout à son acceptation et à sa bonne appropriation par les utilisateurs.
