La mise en place d’un contrôle interne budgétaireDernière mise à jour le 21/05/12

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La mise en place d’un contrôle interne budgétaireDernière mise à jour le 21/05/12

Le cadre de référence interministériel doit être décliné par chaque ministère sous forme d’un référentiel ministériel (ou instruction) de contrôle interne budgétaire en fonction des risques budgétaires qu’il aura identifiés, y compris sur ses processus métier, et de leur criticité : c’est l’organisation du dispositif de contrôle interne budgétaire et la mise en œuvre d’un plan d’actions. Le ministère qui le souhaite peut être assisté par la MACIB et ses prestataires pour réaliser les travaux nécessaires.

Une démarche progressive centrée sur les enjeux

Le dispositif de contrôle interne budgétaire a vocation à évoluer par itérations successives et révisions périodiques, de façon à être adapté à la réalité des risques de chaque ministère.

Il convient de commencer par les domaines où se situent les principaux enjeux et les principaux risques.

Son champ peut être étendu progressivement selon les logiques qui paraîtront les plus pertinentes au cas par cas :

• par programmes ;
• par processus (MP1, MP2, MP3, MP5, MP8)
• par services (Centre de services financiers par exemple)
• par processus métier
• par administration centrale et/ou services déconcentrés.

Il est nécessaire de rechercher la meilleure adéquation possible du dispositif de contrôle interne aux risque et enjeux associés. Pour atteindre l’objectif de couverture des risques au mieux, c’est-à-dire au moindre coût et avec la meilleure fiabilité, se pose la question du positionnement du contrôle dans l’enchaînement des opérations d’un processus.

Le dispositif est appelé à être revu en fonction des résultats de son évaluation, réalisée notamment par l’audit interne.

Les leviers du contrôle interne budgétaire

La mise en place d’un contrôle interne budgétaire est une démarche qui s’appuie sur :

• les normes de comptabilité budgétaire et le cadre de référence interministériel de contrôle interne  budgétaire ;
• des procédures documentées sur les processus budgétaires (programmation, suivi de l’exécution, circuits de décision de la dépense, tenue de la comptabilité des engagements), s’appuyant sur les macro-processus budgétaires ;
• des outils supports de la programmation et de la comptabilité budgétaire, permettant le rapprochement des deux (CHORUS) ;
• une cartographie et un dispositif de maîtrise des risques au regard des objectifs du contrôle interne budgétaire ;
• des ressources de contrôleurs internes ;
• des structures de pilotage du contrôle interne aux différents niveaux de responsabilité ;
• des structures ministérielles d’audit interne chargées notamment d’évaluer le contrôle interne budgétaire et de contribuer à l’améliorer ;
• un dispositif de communication et de reporting ;
• le concours des services des CBCM et des contrôleurs budgétaires en région.

La cartographie des risques

La cartographie des risques est l’outil de base du dispositif de contrôle interne budgétaire. Elle recense les risques auxquels le ministère est exposé compte tenu des processus et des contrôles qu’il met en œuvre.

S’agissant des processus métier ou budgétaires, cartographier les risques consiste à :

1. Recenser les risques identifiés dans la conduite des activités ayant un lien avec les objectifs de qualité budgétaire, à la fois auprès des agents en charge de celles-ci et dans les rapports des instances de contrôle ou d’évaluation - CBCM, Cour des comptes.
2. Qualifier ces risques (critique, majeur, modéré, mineur, infime ou autre échelle) en fonction de leur criticité (le cas échéant en termes d’impact et de probabilité d’occurrence).
3. Identifier pour les risques principaux retenus à la suite de la qualification opérée les dispositifs de contrôle à mettre en place pour les maîtriser.

La cartographie des risques doit faire l’objet d’une mise à jour au moins annuelle. Elle répertorie l’ensemble des risques, qu’ils soient endogènes ou exogènes.

Les plans d’actions

Le travail de recensement et de qualification des risques débouche sur l’élaboration d’un plan d’actions. Celui-ci identifie les dispositifs-cibles de contrôle qui doivent venir, le cas échéant, compléter les dispositifs existants et qu’il convient de mettre en place.
Il procède à l’évaluation des moyens à mettre en œuvre pour déployer ces dispositifs cibles.

La politique de contrôle interne budgétaire du ministère et son plan d’actions associé ont vocation à faire l’objet d’un document formalisé (référentiel ou instruction) de contrôle interne budgétaire qui précise :

• les objectifs poursuivis ;
• l’organisation mise en place ;
• le calendrier, les étapes, les jalons et les modalités de suivi du plan d’actions ;
• les ressources auxquelles les entités peuvent recourir (assistance, conseil, cadres et supports méthodologiques, correspondants, cellule d’appui).

Ce document fait l’objet d’une diffusion à l’ensemble des acteurs concernés.

Le plan d’action est mis en œuvre sous la responsabilité du ministère. Sa validation par l’instance de pilotage du contrôle interne budgétaire permet notamment au CBCM de déterminer les modalités d’exercice de son contrôle financier.

L’appui de la mission de l’audit et du contrôle interne budgétaires (MACIB)

Instituée au sein du service du contrôle général économique et financier, sous l’autorité fonctionnelle du directeur du budget, la mission de l’audit et du contrôle interne budgétaires pilote et appuie la mise en place d’un contrôle interne budgétaire au sein des ministères.

Le rôle de la MACIB comprend deux volets :

1. Elle établit la méthodologie du contrôle interne budgétaire.
   En lien avec les référentiels du contrôle interne comptable et conformément aux référentiels de comptabilité budgétaire et des processus budgétaires, la mission élabore le cadre de référence interministériel du contrôle interne budgétaire ;
2. Elle appuie le déploiement du contrôle interne budgétaire au sein des services de l’Etat.
   Dans ce cadre, elle apporte un soutien méthodologique et opérationnel pour la conduite des travaux préparatoires (cartographie et évaluation des risques, plan d’action de maîtrise des risques, mise en place du comité financier d’examen de la programmation et des engagements) aux ministères candidats à la mise en place d’un contrôle interne budgétaire. Elle évalue ces expérimentations et en promeut les retours d’expérience.