Objectifs et indicateurs de performance

 

 

OBJECTIF n° 1 : Assurer le soutien au moindre coût

 Les indicateurs antérieurs qui ne permettaient pas une véritable analyse ont été abandonnés et remplacés depuis 2008 par deux indicateurs interministériels concernant la mesure de l’efficience de la gestion bureautique et de la gestion des ressources humaines, qui correspondent aux souhaits d’amélioration de gestion de la nouvelle direction dans deux secteurs clés.

 

INDICATEUR 1.1 : Ratio d’efficience bureautique

	Unité	2007 Réalisation	2008 Réalisation	2009 Prévision PAP 2009	2009 Prévision actualisée	2010 Prévision	2011 Cible
Dépenses de bureautique rapportées au nombre de poste de travail à la DJO	milliers d’euros	0,3	0,66	0,45	0,50	-	-
Dépenses de bureautique rapportées au nombre de poste de travail à la DDF	milliers d’euros	0,426	0,610	-	-	-	-
Dépenses de bureautique rapportées au nombre de poste de travail - nouvelle direction	milliers d’euros	-	-	-	-	0,49	0,50

 

 Précisions méthodologiques

 Au numérateur :

Coût des achats de PC fixes et portables, imprimantes, serveurs et licences bureautiques, maintenance, support (hot-line externe), formation bureautique, coûts de migration à Open-Office ou achats de nouvelles licences MS-Office.

 

Au dénominateur :

Nombre total de postes de travail (fixes ou portables) gérés pour l’ensemble de la mission par la Division des systèmes d’information (service informatique unique pour les 2 programmes)

 

Limites de l’indicateur :

Limitations liées à la mutualisation croissante des serveurs,  dont les coûts deviennent partagés. Idem pour la hotline et la maintenance car les postes de travail bureautiques sont aussi des postes hébergeant les applications de production.

 

Commentaires :

Les résultats 2007 et 2008 sont ceux des anciennes directions; ils n’ont pas pu être recalculés de façon homogène. Le ratio des Journaux officiels a augmenté en 2008 par contrecoup (cessation d’activité des fournisseurs retenus dans le marché applicable en 2007). De ce fait le poids des acquisitions a été ponctuellement plus élevé en 2008. Une normalisation du rythme des acquisitions est attendue en 2009 et 2010, permettant de retrouver un ratio annuel inférieur à 500 € par poste.

 

Cette prévision pour 2009, 2010 et 2011 tient compte du périmètre de la nouvelle direction regroupant les Journaux officiels et la Documentation française, mais les délais de passage à des solutions « open source » et de migration vers Open Office ne sont pas totalement prévisibles aujourd’hui, et nécessitent de considérer la prévision avec prudence.

Dans le cas où la migration vers Open-Office serait reculée au-delà de 2010, une augmentation du budget licences est à prévoir, pesant sur le niveau du ratio.

 

 

INDICATEUR 1.2 : Efficience de la gestion des ressources humaines

	Unité	2007 Réalisation	2008 Réalisation	2009 Prévision PAP 2009	2009 Prévision actualisée	2010 Prévision	2012 Cible
Rappel programme 622 - DJO	%	3,19	2,98	-	2,98	-	-
Rappel programme 623 - DDF	%	2,17	2,00	-	2,00	-	-
Efficience de la gestion gestion des humaines - nouvelle direction	%	-	-	-	-	2,90	2,80

 

 Précisions méthodologiques

 Sont pris en compte au numérateur les effectifs gérants (en ETPT) consacrant la majeure partie de leur temps à la gestion des RH (formation, conditions de travail, pilotage, administration, paye, gestion des pensions et prévoyance), rapportés aux effectifs gérés (effectif physique moyen présent en fin de mois). Les montants figurant pour 2007 et 2008 sont ceux de chaque direction, car les résultats n’ont pas pu être harmonisés avant parution.

Il est à noter que cet indicateur ne rend pas totalement compte de la complexité de gestion des ressources humaines dans le cadre de mesures de modernisation nécessitant un accompagnement particulier des personnels.

 

Source des données : Division des ressources humaines.

 

Commentaires :

La mise en œuvre des plans de modernisation sociale aux Journaux officiels s’est accompagnée du maintien de la gestion des agents concernés par les dispositifs de préretraite (CATS, CFA, CAAPAT). Une réduction des effectifs gérants et des effectifs gérés est prévue en 2010 dans le cadre de la fusion des deux directions. Une baisse du ratio est prévisible dès 2009 du fait que le ratio de gestion était inférieur à la Documentation française en 2008.

Le regroupement des effectifs gérants et des effectifs gérés des deux directions dans une entité nouvelle devrait permettre une meilleure plasticité du dispositif d’ensemble. La cible 2012 a donc été revue à un ratio sensiblement inférieur à 3%.

La diminution du ratio est recherchée activement à moyen terme. Cependant, l’accompagnement sera accru en 2009 et 2010 dans le cadre de la fusion entre les deux directions (référentiel des métiers et chantier relatif aux rémunérations) et de la mise en œuvre d’un plan de formation spécifique. La diminution ne pourra être que progressive.

Il faut également souligner le fait que la division des ressources humaines gère intégralement les personnels de droit privé et leurs carrières : recrutement, avancement, départ en retraite et assurera la paye de tous les personnels de la nouvelle direction en 2010, y compris les fonctionnaires et contractuels de droit public de l’ancienne direction de la Documentation française, se substituant à la Paierie générale.

 

 

 

OBJECTIF n° 2 : Rationnaliser l’occupation du parc immobilier

 Cet objectif a été fixé par le secrétaire général du gouvernement en novembre 2008. Deux actions prioritaires doivent impérativement être menées à bien avant la fin 2010 : le regroupement à Metz des 9 centres interministériels de renseignement administratif (CIRA) en un centre unique et le lancement (après étude en 2009) d’un plan de réimplantation rationnelle des différents départements de la nouvelle direction sur les sites existants (nécessitant au moins des travaux d’agencement).

 

Un CIRA était déjà installé à Metz, où l’implantation du centre d’appel unique est en cours. Une convention est en préparation pour que le nouveau centre puisse occuper des locaux (aménagés en bureaux) libérés par le ministère de la Défense. Le début de cette implantation commencera à l’automne 2009 et le nouveau centre d’appel sera pleinement opérationnel en 2010.

 

Dans le même temps, les locaux occupés par les 9 CIRA devront être rendus à leurs propriétaires, après résiliation des baux existants et déménagement des matériels informatiques, d’une partie du mobilier et de la documentation juridique des services.

Les locaux du CIRA situé à Paris, dans le 12e arrondissement, ont été vendus par l’agence spécialisée de l’Etat (France Domaines) et les locaux libérés à la fin octobre 2008.

 

Le second chantier immobilier urgent consiste à établir une implantation rationnelle de l’ensemble des services de la nouvelle direction sur les 3 sites situés rue Desaix dans le 15e arrondissement de Paris, quai Voltaire dans le 7e arrondissement et à Aubervilliers.

L’étude de réimplantation rationnelle des services a été lancée en mai 2009 et devrait aboutir avant la fin de l’année 2009. La fusion des 2 directions s’accompagne notamment d’une fusion des services « soutien » et des regroupements de certains services par site sont logiquement recherchés, tant pour certains services administratifs que pour des services techniques, afin d’améliorer les synergies et leur fonctionnement.

Des travaux seront nécessaires pour la mise en œuvre de ce plan d’occupation des locaux.

 

Précisons que les deux anciennes directions disposent de locaux adaptés à leurs activités industrielles et commerciales (avec des surfaces importantes pour les ateliers d’impression, de brochage, de routage et d’expéditions, ainsi que les magasins de stockage des publications et matières premières) et de locaux ouverts au public, avec la bibliothèque et la librairie situées quai Voltaire.

 

L’indicateur ci-dessous vient d’être mis en construction en 2009 selon des modalités qui doivent être étudiées en commun d’ici 2010 pour la nouvelle direction.

 

INDICATEUR 2.1 : Efficience de la gestion immobilière

	Unité	2007 Réalisation	2008 Réalisation	2009 Prévision PAP 2009	2009 Prévision actualisée	2010 Prévision	2010 Cible
Ratio SUB/SHON	m²	-	0,76	-	-	0,76	-
Ratio SUN/poste de travail	m²	-	10,33	-	-	n d	-
Ratio Entretien courant /SUB	€	-	30,09	-	-	n d	-
Ratio Entretien lourd /SUB	€	-	21,07	-	-	n d	-
Coût des travaux structurants	€	-	700 000	-	-	n d	-

 

 Précisions méthodologiques

 

Les surfaces 2008 et les coûts d’entretien ayant servi pour le calcul des ratios sont les suivants :

SHON  = 40 961 m²

SUB = 31 041 m²

SUN bureaux = 9 082 m²

 

Coût d’entretien courant = 934 000 €

Coût d’entretien lourd = 654 000 €

Coût des travaux structurants  = 700 000 €

 

Seuls les effectifs postés dans les bureaux ont été retenus pour le ratio SUN / poste de travail soit 879 ETPT en 2008.

 

La caractéristique des deux directions est de disposer d’importants locaux industriels pour les activités d’impression et de façonnage, de stockage (matières premières et produits finis), de routage des périodiques, d’expédition des publications et même des espaces couverts de circulation et de livraison pour les véhicules poids lourds. Pour permettre des comparaisons homogènes avec d’autres administrations centrales, les surfaces des locaux industriels ont été écartées pour le calcul du ratio SUN/poste de travail.

 

Commentaires :

 

Le chantier engagé par la DJO et la DDF, suite à la fusion des deux entités, tant sur le plan immobilier que RH rend difficile l’évaluation de l’évolution de ces ratios sur 2009 et 2010. La tendance pour 2009 serait en première analyse une augmentation de ces dépenses du fait du programme de restructuration engagé par la DJO. Ainsi, dès 2009, l’espace librairie sera concentré sur le site de l’actuelle librairie de la documentation française, quai Voltaire. L’espace ainsi libéré rue Desaix permettra de dégager de nouveaux espaces de bureaux et de débuter le regroupement des services. Des déménagements auront lieu en 2010 mais le schéma de la nouvelle implantation immobilière reste à arrêter, c’est pourquoi il n’est pas possible de donner de prévision sur 2010.

 

Pour ce qui est des ratios 2008, les locaux des CIRA de province ne sont pas inclus dans les surfaces ci-dessus et les agents du SG CIRA et du centre de Paris (12 personnes), installés à Aubervilliers depuis novembre 2008, sont comptabilisés dans l’effectif mentionné ci-dessus.